Giảm họp, tăng kết nối với dân

Giảm 20% cuộc họp

Ông Hoàng Minh Tuấn Anh, Chủ tịch UBND quận 7, cho biết, từ đầu năm 2021 đến nay, 30% các cuộc họp ở quận được chuyển sang hình thức tr??c tuyến. Ngoài kết nối điểm cầu họp tr??c tuyến với thành phố, quận đã thiết lập các điểm cầu tr??c tuyến kết nối từ quận đến 10 phường và các đơn vị trong quận. Các đơn vị chưa lắp đặt điểm cầu tr??c tuyến, lãnh đạo quận sử dụng các ứng dụng miễn phí trên thiết bị thông minh để tổ chức hội ý, họp tr??c tuyến. Điều này đã đáp ứng được yêu cầu hội họp trong điều kiện giãn cách. Đặc biệt, từ đầu năm đến nay, quận giảm hơn 20% cuộc họp so với cùng kỳ.

“Quận hạn chế tối đa các cuộc họp không cần thiết. Quận chỉ tổ chức họp để giải quyết các công việc tồn đọng, các khó khăn vướng mắc trong quá trình giải quyết, thực hiện nhiệm vụ”, Chủ tịch UBND quận 7 chia sẻ.

Điểm mới nữa là quận 7 đã thành lập Trung tâm Điều hành kiểm soát dịch Covid-19, khẩn cấp phục hồi kinh tế và phát triển dịch vụ hành chính công quận 7. Trung tâm tổng hợp các dữ liệu, tình hình dịch Covid-19, tình hình kinh tế - xã hội và là “cánh tay” đắc lực giúp quận quản lý, giao việc cho cán bộ, công chức cũng như giám sát việc thực thi nhiệm vụ. Song song đó, quận áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và xây dựng quy trình giải quyết công việc khoa học, từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo thuận lợi cho từng cán bộ, công chức giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả. Đây cũng là một trong những giải pháp quan trọng giúp quận hạn chế các cuộc họp không cần thiết.

Tại quận 11, ông Đinh Chí Thịnh, Chánh Văn phòng UBND quận 11, cho biết, quận đã chủ động dự báo từ trước nên ở đợt dịch Covid-19 lần 1, quận đầu tư ngay hệ thống “Phòng họp, làm việc tr??c tuyến” kết nối giữa UBND quận với UBND 16 phường. Qua hệ thống này, quận đã kịp thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị và 16 phường nắm bắt, giải quyết công việc trôi chảy. Đây cũng là giải pháp cải cách hành chính, cải cách chế độ hội họp, giúp giảm số lượng cuộc họp để lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có thời gian tiếp dân, giải quyết hồ sơ cho dân nhiều và liên tục hơn, vì không bị triệu tập về quận họp.

Phục vụ công dân tr??c tuyến

Giảm họp nhưng đảm bảo chất lượng công việc là một yêu cầu quan trọng mà các cơ quan, đơn vị chú trọng thực hiện. Cụ thể, quận 7 đã xây dựng ứng dụng “Công chức tr??c tuyến” như văn phòng di động. Ứng dụng này cung cấp cho cán bộ, công chức văn bản đến, văn bản phát hành hàng ngày, thống kê nhanh tình hình giải quyết hồ sơ, lãnh đạo giao nhiệm vụ và những ý kiến phản ánh của người dân, doanh nghiệp. Ngoài ra, quận cũng đẩy mạnh việc phân cấp hoặc ủy quyền xử lý công việc cho cấp dưới.

Trong khi đó, UBND quận 11 có chủ trương xây dựng hệ thống phần mềm xử lý hồ sơ công việc thông qua hệ thống mạng nội bộ được kết nối giữa UBND quận đến các phòng, ban, đơn vị và 16 phường. Đây là giải pháp giúp lãnh đạo UBND quận có thể kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ công việc để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở hoặc chấn chỉnh.

Tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh (PA08, Công an TPHCM), Thượng tá Nguyễn Đức Nghiệm, Phó trưởng Phòng PA08 cho biết, đơn vị chỉ họp khi thật sự cần thiết và số lượng người dự không quá 30 người. Quy trình giải quyết các công việc của đơn vị được ưu tiên chuyển sang tr??c tuyến. Trong phục vụ dân, quy trình nộp hồ sơ hộ chiếu được tối ưu hóa theo 6 bước và khuyến khích người dân khai tờ khai cấp hộ chiếu phổ thông tr??c tuyến tại nhà. Trường hợp chưa khai tr??c tuyến tại nhà, người dân đến PA08 sẽ khai qua mạng theo hướng dẫn của cán bộ hoặc các bảng thông báo niêm yết tại trước cửa đơn vị. Sau đó, người dân sẽ chụp hình, làm hồ sơ, đóng lệ phí và đăng ký trả hộ chiếu tại nhà qua đường bưu điện.

“Tất cả các bước đều theo phân luồng một chiều và ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết. Người dân đi một vòng chỉ mất chưa đầy 10 phút là xong hồ sơ và cũng không cần trở lại PA08 để nhận kết quả, bởi hộ chiếu sẽ được gửi về tận nhà dân qua bưu điện”, Thượng tá Nguyễn Đức Nghiệm nói và cho biết thêm, quy trình phục vụ dân được tối ưu hóa và vận hành trơn tru giúp hồ sơ thủ tục được giải quyết hiệu quả, vừa đảm bảo các yêu cầu phòng chống dịch vừa giảm bớt họp hành không cần thiết.

Tại Bảo hiểm xã hội TPHCM, để giảm tối đa hội họp, ông Phan Văn Mến, Giám đốc Bảo hiểm xã hội TPHCM, cho biết, các công việc được phân cấp, triển khai, hướng dẫn cụ thể tới từng cấp vị trí để lãnh đạo, công chức, viên chức thực hiện, không mất nhiều thời gian cho họp hành. Đặc biệt, đơn vị ứng dụng mạnh công nghệ thông tin để chuyên viên có thể ngồi nhà vẫn có thể giải quyết được công việc. Nhờ chuyển mạnh sang ứng dụng công nghệ, công chức làm việc tr??c tuyến, giải quyết hồ sơ tr??c tuyến cho dân nên hàng năm đơn vị giải quyết được số lượng hồ sơ hành chính “khổng lồ”, trên 2 triệu hồ sơ/năm và chất lượng công việc không bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19.